บทคัดย่อ
ความเป็นมา ศูนย์ข้อมูลข่าวสารด้านเวชภัณฑ์เริ่มต้นการดำเนินงานตั้งแต่ปี พ.ศ. 2536 ในชื่อ ศูนย์ข้อมูลข่าวสารด้านยา กองโรงพยาบาลภูมิภาค ต่อมาในปี พ.ศ. 2541 กระทรวงสาธารณสุขได้ประกาศหลักการและมาตรการปฏิรูประบบบบริหารเวชภัณฑ์ (Good Health at Low Cost) เพื่อตอบสนองต่อภาวะเศรษฐกิจถดถอยครั้งใหญ่ และได้มอบหมายให้ศูนย์ข้อมูลข่าวสารด้านยารับผิดชอบเพิ่มเติมในการติดตามความก้าวหน้าในการดำเนินงานตามมาตรการฯ และเผยแพร่ข้อมูลด้านราคาและคุณภาพ ต่อมา ในปี พ.ศ. 2542 รัฐมนตรีว่าการกระทรวงสาธารณสุข มีนโยบายให้มีองค์กรหรือหน่วยงานที่ทำหน้าที่ติดตามดูแลงานด้านบริหารเวชภัณฑ์อย่างถาวร เพื่อติดตามสถานการณ์ด้านยาทั้งในเรื่องคุณภาพและราคาที่โรงพยาบาลต่างๆ ต้องจัดซื้อ โดยเป็นการสนับสนุนผู้บริหารในจังหวัดและหน่วยงานต่างๆ สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ตลอดเวลาผ่านเว็บไซต์ของศูนย์ข้อมูลข่าวสารด้านยา และเมื่อภารกิจขยายเพิ่มมากขึ้น ปี พ.ศ. 2544 ศูนย์ข้อมูลข่าวสารด้านยา จึงเปลี่ยนชื่อเป็น ศูนย์ข้อมูลข่าวสารด้านเวชภัณฑ์ กระทรวงสาธารณสุข (Drug and Medical Supply Information Center, Ministry of Public Health หรือ DMSIC) เพื่อให้ครอบคลุมสารสนเทศทั้งยาและเวชภัณฑ์ที่มิใช่ยาอื่นๆ สำหรับการบริหารเวชภัณฑ์ของสถานบริการในเครือข่ายระบบบริการตามโครงการประกันสุขภาพถ้วนหน้า นอกเหนือจากการมีเว็บไซต์เป็นเครื่องมือเผยแพร่ข้อมูลต่างๆ แล้ว ศูนย์ข้อมูลข่าวสารด้านเวชภัณฑ์ กระทรวงสาธารณสุข ยังมีหน้าที่ในการติดตามข้อมูลการดำเนินงานตามมาตรการฯ (ซึ่งรวมถึงข้อมูลการบริหารเวชภัณฑ์) ของโรงพยาบาลดังกล่าวแล้ว เพื่อรวบรวมข้อมูลของทุกโรงพยาบาลไว้ในระบบฐานข้อมูลของกองบริหารการสาธารณสุข การรับข้อมูลจากโรงพยาบาลดำเนินการใน 2 รูปแบบ คือ การส่งข้อมูลสรุปผลการดำเนินงานโดยลงข้อมูล (key-in) บนหน้าเว็บไซต์รายโรงพยาบาลเป็นลักษณะข้อมูลทุติยภูมิ (secondary data) และการ upload ข้อมูลในรูปแบบ excel file (เฉพาะแผนจัดซื้อ) อย่างไรก็ตาม การขอข้อมูลในรูปแบบข้อมูลทุติยภูมินี้มีข้อจำกัดทั้งในด้านจำนวนข้อมูลที่ต้องการ ความถูกต้องของข้อมูล และระยะเวลาที่จะได้รับข้อมูล นอกจากนี้ ยังไม่สามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลขณะที่ส่ง-รับได้ในทันที การดำเนินงานของโครงการนี้จึงมีวัตถุประสงค์เพื่อการปรับปรุงระบบ (เปลี่ยน) ระบบการส่ง-รับข้อมูล การเพิ่มคุณภาพข้อมูล และใช้ประโยชน์ข้อมูลอย่างเต็มคุณค่า โดยโครงการมีด้วยกันหลายส่วนและกิจกรรม ดังนั้น เพื่อให้เห็นภาพผลการดำเนินงานได้อย่างชัดเจน จึงขอสรุปผลการดำเนินงานกิจกรรมและผลงานที่เกิดขึ้น ตามวัตถุประสงค์ของโครงการ ดังนี้ วัตถุประสงค์ที่ 1 เพื่อพัฒนาระบบรายงานข้อมูลบริหารเวชภัณฑ์ยา ของศูนย์ข้อมูลข่าวสารด้านเวชภัณฑ์ (DMSIC) และโรงพยาบาลสังกัดสำนักงานปลัดกระทรวงสาธารณสุขให้เป็นรูปแบบการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ application programming interface (API) โดยมีผลการดำเนินการคือ การพัฒนาการส่ง-รับข้อมูลใน 2 ระบบ (2 ระยะ) คือ ระบบที่ 1 (ระยะที่ 1) web-based file upload ในรูปแบบ file excel และ csv ที่โรงพยาบาลสามารถ upload และ download ข้อมูลที่ส่งผ่านแล้วได้ โดยมีระบบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่โรงพยาบาลส่ง (ทั้งการตรวจสอบเบื้องต้น และในข้อมูลที่สำคัญ) และที่แก้ไขข้อมูลได้บนหน้าเว็บไซต์ และส่งไฟล์โหม่ พร้อมระบบเฝ้าระวังและรักษาความปลอดภัยตามมาตรฐานที่ สธ. กำหนด (ใช้วิธี user name, password และ token) ระบบนี้ปรับปรุงต่อยอดจากระบบเดิมเพื่อเปลี่ยนผ่านไปสู่ระบบที่ 2 ซึ่งเป็นเป้าหมาย ระบบที่ 2 (ระยะที่ 2) API (application program interface) เป็นการส่งข้อมูลตรงจากฐานข้อมูลของโรงพยาบาลไปยังฐานรับข้อมูลของ DMSIC โดยที่ผู้ส่งข้อมูลต้องอนุญาตส่ง พร้อมระบบเฝ้าระวังและรักษาความปลอดภัยเช่นเดียวกับระบบที่ 1 วัตถุประสงค์ที่ 2 เพื่อเพิ่มคุณภาพของข้อมูลด้วยการเปลี่ยนการรายงานด้วยข้อมูลทุติยภูมิ (secondary data) เป็นข้อมูลปฐมภูมิ (primary data) โดยมีผลการดำเนินการ คือ (ก) กำหนดข้อมูลที่เป็นมาตรฐาน ทั้งสิ้น 5 ชุดข้อมูล ได้แก่ แผนปฏิบัติการจัดซื้อประจำปี, บัญชีรายการยาโรงพยาบาล, รายการรับยาเข้าคลัง (RECEIPT), รายการจ่ายยาออกจากคลัง (DISTRIBUTION) และรายการยาคงคลัง (INVENTORY) รวมถึงการทดสอบ ปรับปรุง แก้ไข จนได้ชุดข้อมูลมาตรฐานสุดท้าย (ข) เพิ่มคุณภาพข้อมูลที่โรงพยาบาลส่งด้วยการพัฒนาและกำหนดประเด็นสำคัญของข้อมูลแต่ละชุดที่ต้องมีความสอดคล้อง (โดยกำหนดเป็น error code เพื่อให้ระบบดักจับได้) และครบถ้วน (ไม่ให้มีข้อมูลที่เป็นค่าว่าง (ค) การเปลี่ยนรูปแบบข้อมูล จากเดิมที่ใช้เป็น web-based key-in เป็นข้อมูลในรูปแบบ upload file ทั้งหมด ซึ่งยังคงเป็นข้อมูลทุติยภูมิ แต่ใช้วิธีการวมไฟล์ข้อมูลจากโรงพยาบาลต่างๆ ในรูปแบบอัตโนมัติ และ (ง) จัดทำตารางมาตรฐาน (master table) ข้อมูลในระบบรับข้อมูลของ DMSIC และระบบการปรับปรุงข้อมูลสำคัญ ได้แก่ รหัสมาตรฐานโรงพยาบาล, รหัสมาตรฐานยา ATC, รหัสยาบัญชียาหลักแห่งชาติ, รหัสมาตรฐาน TMT และ TTMT) โดยจัดทำเป็น API และ web application เพื่อการปรับปรุง (update) ข้อมูลรหัสดังกล่าวให้ตรงตามข้อมูลต้นทาง วัตถุประสงค์ที่ 3 นำเสนอผลการใช้ประโยชน์จากชุดข้อมูลบริหารเวชภัณฑ์ และผลการดำเนินการ ได้แก่ ราคาคายาอ้างอิง และข้อมูลตามตัวชี้วัดที่กำหนด ด้วยระบบประมวลผลอัจฉริยะ business intelligence (BI) และรูปแบบการนำเสนอที่ทันสมัยและทันกาล เช่น data visualization, report & dashboard เป็นต้น โดยมีผลการดำเนินการอย่างเป็นระบบ วัตถุประสงค์ที่ 4 ติดตามประเมินผล (monitoring & evaluation) ประสิทธิภาพและความพึงพอใจการดำเนินงานโครงการและระบบที่พัฒนาขึ้น จากความเห็นของโรงพยาบาลและหน่วยงานที่เข้าร่วมโครงการและ/หรือที่ใช้ประโยชน์ พบว่าโครงการฯ ควรพัฒนาและดำเนินการต่อไป อย่างไรก็ตาม ยังมีความไม่มั่นใจว่าโครงการฯ จะทำให้เกิดประโยชน์จากการใช้ข้อมูลได้ เกิดประสิทธิภาพของระบบรายงาน และลดภาระงานของโรงพยาบาลได้ตามเป้าหมาย
บทคัดย่อ
Background
The Drug and Medical Supply Information Center began its operations in 1993 under
the name Drug Information Center, Regional Hospital Division. Later, in 1998, the Ministry of Public
Health (MOPH) announced principles and measures for pharmaceutical management system reform
under the Good Health at Low Cost policy in response to the major economic recession. The Drug
Information Center was assigned additional responsibilities to monitor the progress of these
measures and to disseminate information on drug prices and quality.
In 1999, the MOPH introduced a policy requiring the establishment of a permanent
organization or unit responsible for pharmaceutical management to monitor medicine-related
situations, including quality and pricing, for hospital purchases. The aim was to support provinciallevel authorities and various agencies in accessing information at all times via the Drug Information
Center’s website. As responsibilities expanded, in 2001, the Drug Information Center was renamed
the Drug and Medical Supply Information Center, Ministry of Public Health (DMSIC), to cover the
management of both drugs and medical supplies across hospital networks, further supporting the
Universal Health Coverage policy.
In addition to operating a website as a tool for disseminating information, the DMSIC
was also tasked with monitoring the implementation of measures (including pharmaceutical
management) in hospitals to compile data into the Health Administration Division's database. Under
this system, hospitals submitted information in two forms: (1) a summary of activities, entered as
secondary data (key-in) on the DMSIC’s website, and (2) an uploaded Excel file (specifically for
procurement plans). However, requesting secondary data posed limitations regarding the volume,
accuracy, and timeliness of the information. Additionally, it was impossible to verify data accuracy
and provide immediate feedback during submission.
Findings and outputs
The purpose of this project was to improve (change) the system for data transmission
process, enhancing data quality, and maximize the use of available data. The project consists of
multiple components and activities. To provide a clear summary of the findings and outputs, the
activities and results are outlined below, aligned with the project's objectives:
1. Developing a medicine management reporting system for the DMSIC and hospitals
under the Office of the Permanent Secretary of the MOPH into an electronic data exchange format
known as the Application Programming Interface (API). The results included the development of
two data exchange systems in two phases:
(a) First system (Phase 1): A web-based file upload system for Excel and CSV formats,
allowing hospitals to upload and download previously submitted data. This system features quick
and detailed validation checks, enabling hospitals to correct errors and resubmit files. It operates
under MOPH monitoring and security standards (requiring a username, password, and token). This
system represents an improvement over the previous version, facilitating the transition to the
second system (Phase 2), which is the ultimate goal.
(b) Second system (Phase 2): An API that enables direct data transfer from hospital
databases to the DMSIC's database, with the sender's permission, while adhering to the same
security standards as the first system.
2. Improving data quality by transitioning from secondary to primary data reporting. The
outputs include:
(a) Defining five standard datasets: the annual operative purchase plan, hospital medicine
list, medicine receipt, medicine distribution, and medicine inventory. These datasets were tested,
improved, and finalized.
(b) Enhancing the quality of submitted data by identifying key issues that must be
consistent and complete (with error codes for autodetection and no allowance for blank cells).
(c) Changing the data submission method from web-based key-in to file upload. Although
this remains secondary data, it is now compiled automatically from various hospitals.
(d) Creating a master table in the DMSIC’s data system by standardizing, updating, and
linking key datasets (hospital codes, ATC drug codes, National Essential Medicine List codes, TMT,
and TTMT codes) via an API and web application to ensure alignment of data from various hospitals.
3. Leveraging the compiled datasets to visualize key summary data, including drug
reference prices and pharmaceutical management indicators, through business intelligence (BI) and
modern data visualization tools. The results were obtained systematically and are presented in the
following order:
(a) Selecting 16 indicators for pharmaceutical management through a research process that
considers quality, time, cost, and productivity dimensions. The indicators were chosen based on
four criteria: (1) legal and policy frameworks; (2) common recommendations from international
organizations (e.g., USAID, MSH) and domestic research; (3) data collection feasibility; and (4) the
ability to group indicators and assign responsible units.
(b) Proposing criteria for selecting medicines that are likely to be vulnerable to shortages
in normal non-emergency situations, which require a closed monitoring system. This activity utilized
research methods to understand the systems established by the European Union and the United
States, as well as their monitored drug lists and practices in Thai MOPH hospitals.
(c) Developing a set of five reporting and dashboard interfaces using Power BI to leverage
data from the five submitted datasets, in accordance with the selected indicators and policy
relevance. These dashboards include information on the numbers and quality of submitted data, the
annual operational purchase plan, inventory information, financing efficiency (comparing planned
versus actual purchases), and reference prices. These systems automatically process, and update
visualizations based on a predefined cycle.
(d) Monitoring and evaluating the developed system's efficiency and user satisfaction by
surveying participating hospitals and organizations. While most respondents recommended
continuing and improving the project, there were concerns regarding data utilization, system
efficiency, and the system’s ability to reduce hospital staff workload.
